外出先から整備システムを使う方法｜VPN・持ち出しPC・スマホ閲覧の違い

営業先でお客様に「前回のオイル交換はいつだった？」と聞かれ、事務所に電話して折り返す。出張整備の現場で部品の品番がわからず、作業を止めて確認を待つ。整備工場や車販店では、こうした「会社に戻らないとわからない」が毎日のように起きています。この記事では、外出先から整備システムを使う方法を、総務省のテレワークセキュリティガイドラインにある接続方式の分類に沿って整理し、それぞれの向き不向きと注意点を解説します。後半では、整備システム・整備ソフト DREAM POWER を外で使う2つの方法も紹介します。

外出先で整備システムの情報が必要になる場面

整備工場や車販店で、事務所の外にいるときに整備システムの情報が欲しくなる場面は、大きく分けて4つあります。1つ目はお客様先や営業先での商談です。下取り車の整備履歴や、そのお客様が持っているほかの車両を知っていれば、提案の幅が変わります。2つ目は出張整備や引き取り納車の現場で、前回の作業内容や使った部品の品番を確かめたいとき。3つ目は別の工場や店舗にいるときにかかってくる問い合わせ。4つ目は社長や工場長が外出中に、売上や残高の様子を見たいときです。

どの場面にも共通するのは、知りたい情報そのものはすでに整備システムに入っています。顧客の住所も、車両の車検満了日も、過去の整備内容も、事務所のパソコンを開けば数十秒で出てきます。問題は「その場にパソコンがない」ことだけで、情報が足りないわけではありません。だからこそ、外から整備システムにどうつなぐかを決めておくと、電話の往復や「持ち帰って確認します」が目に見えて減ります。

テレワークの接続方式（VPN方式・リモートデスクトップ方式など）の違い

外から社内のシステムを使う仕組みは、一般にテレワークの接続方式として整理されています。総務省の「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」は、令和3年5月に公表されたもので、基本的なテレワーク方式を次の7種類に分けています。整備工場の外出先利用もこの分類に当てはめると、自社に合うものを選びやすくなります。

ガイドラインはVPN方式について、オフィスにいる場合と同じように業務ができ、オフィスネットワーク内のセキュリティ機器を介して接続するためオフィス内と同等のセキュリティレベルを確保できる、と説明しています。一方で、端末にデータを保存できるため、情報の持ち出しや紛失・盗難による情報漏えいのリスクがあり、内蔵記録装置の暗号化やデータの遠隔消去などの対策が重要だとしています。リモートデスクトップ方式は端末にデータを残さない設定ができる反面、通信回線の帯域や遅延の影響を受けやすい、とされています。

持ち出しPCをVPNで使うときの注意点

ノートパソコンを社外に持ち出す運用で、事故の原因になりやすいのは通信そのものより端末の扱いです。ガイドラインは、テレワークの環境で情報資産がさらされる脅威として、マルウェア感染、端末や記録媒体の紛失・盗難、通信内容の窃取やのぞき見を挙げ、具体的な脆弱性の例として「電車の網棚に置いた端末入りバッグを失念」「カフェで端末を放置して長時間離席」「画面をのぞき見られる」「推測されやすいパスワードの使用」などを示しています。

整備工場や車販店の外出先に置き換えると、営業車の助手席にパソコンを置いたまま店に入る、お客様の待合スペースで画面を開いたまま席を外す、ログイン用のパスワードを付箋でパソコンに貼る、といった場面が当てはまります。整備システムには顧客の氏名、住所、電話番号、車両情報が入っています。持ち出す前に、次のルールを社内で決めておくと安心です。

• 持ち出す端末は会社が管理するものに限り、台数と担当者を一覧にしておく
• OSやソフトのアップデートを自動で適用する設定にしておく（ガイドラインも勤務者の基本対策として挙げています）
• パスワードは推測されにくいものにし、端末に貼ったりメモを一緒に持ち歩いたりしない
• 人目のある場所では画面の向きに気をつけ、離席するときは画面をロックする
• 紛失したときに誰へ連絡するかを決め、連絡先を担当者のスマホにも控えておく

ルールの細かさは会社の規模で変えて構いません。持ち出すのが社長と営業担当の2人だけなら、紙1枚に5項目を書いて渡すだけでも、何も決めていない状態よりずっと安全です。より詳しい持ち出しルールの作り方は、業務用ノートパソコンを持ち出すときのセキュリティルールでまとめています。

電話確認・紙の控え・個人スマホなど他の方法の限界

外出先で情報を得る方法は、システムにつなぐ以外にもいくつかあります。多くの工場が今も使っている方法と、その限界を並べておきます。どれも手軽で費用がかからないので、外出の頻度が低い会社ならこれで十分な場合もあります。

電話確認の負担は、受ける側に出ます。フロントが受付中にかかってきた確認の電話に出ると、目の前のお客様を待たせることになります。印刷した台帳や個人スマホへの登録は、便利さと引き換えに情報の管理を担当者個人に預けてしまう方法です。担当者が辞めたあとも、お客様の電話番号が個人の電話帳に残り続けます。顧客情報は担当者個人でなく会社が持つ、という線を引いておくと後で困りません。

閲覧か入力かで選ぶ「スマホで車歴」と「お出かけDP」

ここからは、整備システム・整備ソフト DREAM POWER をお使いの場合の、外で使う2つの方法を紹介します。考え方はシンプルで、外で「見る」だけでよいならスマホで車歴、外でも「いつもどおり操作したい」ならお出かけDPです。

スマホで車歴は、整備システム・整備ソフト DREAM POWER に登録してある顧客・車両・車歴（整備履歴）を、スマートフォンやタブレットのブラウザで閲覧できる仕組みです。サイトにアクセスしてログインするだけで、アプリのインストールは要りません。複数の端末で同時に見られ、台数の制限もありません。事務所のパソコンで整備システムが起動していない時間でも閲覧できます。顧客の住所から地図やルートを確認したり、登録してある電話番号にスマートフォンの電話機能で発信したり、SMSを送ったりできます。ただし閲覧専用で、編集や追加はできず、顧客・車両・車歴以外の情報は見られません。データは1日1回自動で同期され、当日の入力を急いで反映したいときは「データ同期開始」ボタンを使います。

お出かけDPは、すでに整備システム・整備ソフト DREAM POWER がインストールされているノートパソコンなどに設定を入れて、そのまま外へ持ち出して使うオプションです。外出先からの接続にはVPNを利用した暗号化通信を使い、設定は日本カーネットがサポートします。ガイドラインの分類でいえばVPN方式に近い使い方で、車両在庫の確認、見積作成、顧客情報や整備履歴の確認まで、社内と同じ操作ができます。会社に戻れば同じパソコンをそのまま社内で使えます。

2つの方法をどう組み合わせるかは、外出先で使う2つの方法の比較にもまとめています。営業の場面での使い方は営業先でその場で見積を作る商談の進め方で詳しく紹介しています。

外出先利用を始める前に確認すること

どちらの方法も、使い始める前にいくつか確認しておくことがあります。スマホで車歴は、整備システム・整備ソフト DREAM POWER が入っているパソコン（親機）で、最初に1度だけ初回設定を行う必要があります。推奨ブラウザはGoogle ChromeやMicrosoft Edgeで、Internet Explorerには対応していません。設定がわからない場合は日本カーネットのサポートが案内します。

お出かけDPには、知っておきたい制約があります。別の拠点用の整備システムとして常時使う使い方は対象外です。親機の持ち出しは推奨されておらず、持ち出した親機のインターネット接続が切れると子機の動作が不安定になるためです。逆に、整備システムを1台だけで運用している場合は、このオプションなしで持ち出して使えます。既存のパソコンを持ち出せるようにする場合は追加ライセンスが不要ですが、新しいパソコンにソフトを入れて持ち出す場合は別途ライセンスとインストールの費用がかかります。無料のお試しはなく、整備システム・整備ソフト DREAM POWER をご利用中のお客様向けのオプションです。詳しくはお出かけDPの説明をご覧ください。

複数の工場や店舗を持つ会社では、別の拠点にいるときに整備履歴を確認する用途が出てきます。お出かけDPは拠点間の常時利用に対応していないため、閲覧をスマホで車歴で行うのが現実的です。考え方は別の工場にいるときの整備履歴の確認方法で整理しています。

よくある質問

外出先から整備システムを使うには、VPNが必要ですか？

入力や見積作成まで外で行うなら、社内ネットワークに安全につなぐ仕組みとしてVPNを使う方法が一般的です。総務省のテレワークセキュリティガイドラインでもVPN方式は基本的な方式の1つとして整理されています。見るだけでよいなら、スマホで車歴のようにブラウザで閲覧する方法もあります。

スマートフォンで見積を作れますか？

お出かけDPはスマートフォンにインストールできないため非対応です。スマートフォンでは、スマホで車歴で顧客・車両・車歴を閲覧できますが、編集や追加はできません。見積はノートパソコンで作成してください。

自動車整備システムを選ぶとき、外で使えるかは比較したほうがよいですか？

営業担当や出張整備のメカニックがいる会社なら、比較の軸に入れておくと後悔が少なくなります。自動車整備システムの選び方全体は整備ソフト・整備システムの選び方でまとめています。

整備システムを1台で使っています。持ち出すのにオプションは要りますか？

1台だけで運用している場合は、お出かけDPなしで持ち出して使えます。親機と子機で運用している場合は、親機の持ち出しは推奨されていません。

料金はどこで確認できますか？

料金は整備システム・整備ソフト DREAM POWERのページ、または記事末のお問い合わせからご確認ください。

出典・参考資料

• 総務省「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」令和3年5月
  https://www.soumu.go.jp/main_content/000752925.pdf
• 総務省「テレワークにおけるセキュリティ確保」
  https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/telework/
• スマホで車歴（MobileDP）・お出かけDP 製品資料（日本カーネット提供資料）

記載内容は2026年10月8日時点で公表資料を確認したものです。機能・提供内容は整備システム・整備ソフト DREAM POWER の更新で変わることがあります。